Przetwarzanie danych osobowych w projektach realizowanych w ramach FEP 2021-2027 priorytety 7-8
Przetwarzanie danych osobowych w projektach realizowanych w ramach FEP 2021-2027 priorytety 7-8 (na podstawie zapisów umowy o dofinansowanie projektu EFS+)
Zakres danych osobowych, podlegających przetwarzaniu w ramach realizacji projektu EFS+ oraz odpowiedzialność Instytucji Zarządzającej, Instytucji Pośredniczącej i Beneficjenta w związku z udostępnianiem tych danych określa ustawa wdrożeniowa (ustawa z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021–2027), w tym w szczególności art. 87 - 93 oraz umowa o dofinansowanie projektu EFS+.
Instytucja Pośrednicząca jest zobowiązana do stosowania RODO oraz krajowych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych w zakresie, w jakim wykorzystywane są dane osobowe Beneficjenta i Partnera oraz osób, których dane są przetwarzane w związku z określaniem kwalifikowalności uczestników Projektu, badaniem kwalifikowalności wydatków w Projekcie, monitorowaniem, sprawozdawczością, komunikacją, ewaluacją, kontrolą i oraz działaniami promocyjnymi, a także w zakresie informowania o Projekcie do celów związanych z realizacją FEP 2021-2027.
Beneficjent jako administrator danych osobowych, które podlegają przetwarzaniu w związku z realizacją Projektu, w tym pozyskiwanych od uczestników i personelu projektu, jest zobowiązany dołożyć szczególnej staranności w celu ochrony interesów tych osób, których dane dotyczą i spełnić wszystkie wymagania wynikające z zapisów RODO (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE - ogólne rozporządzenie o ochronie danych, Dz.Urz.UE.L Nr 119, str. 1), w tym w szczególności w zakresie obowiązków informacyjnych zgodnie z art. 13 i art. 14 RODO. Obowiązki informacyjne, o których mowa powyżej powinny zostać spełnione w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem, mając na uwadze postanowienia art. 12 ust. 1 RODO.
Beneficjent zobowiązany jest do wykonania i udokumentowania wobec osób, których dane pozyskuje, obowiązku informacyjnego dotyczącego udostępniania ich danych m.in. Instytucji Zarządzającej i Instytucji Pośredniczącej, w celach określonych w umowie o dofinansowanie projektu EFS+, mając na uwadze zasadę rozliczalności, o której mowa w art. 5 ust. 2 RODO.
Dane osobowe Beneficjenta i Partnera oraz dane osobowe udostępnione przez Beneficjenta w zakresie zgodnym z art. 87 ust. 2-3 ustawy wdrożeniowej, są przetwarzane przez Instytucję Pośredniczącą, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) i e), art. 9 ust. 2 lit. g) oraz art. 10 RODO, w związku z realizacją zadań wynikających przede wszystkim z: rozporządzenia ogólnego nr 2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 r., (Dz.Urz.UE.L Nr 231 z 30.06.2021 r., str. 159 oraz Dz.Urz.UE.L Nr 261 z 22.07.2021 r., str. 58 oraz DZ.Urz.UE.L Nr 241 z 19.09.2022 r. str. 16), rozporządzenia EFS+ nr 2021/1057 z dnia 24 czerwca 2021 r. (Dz.Urz.UE L Nr 231 z 30.06.2021 r., str. 21 oraz Dz.Urz.UE.L Nr 421 z 26.11.2021, str. 75), ustawy wdrożeniowej.
Dane osobowe Beneficjenta i Partnera oraz dane osobowe udostępnione przez Beneficjenta, są przetwarzane przez Instytucję Pośredniczącą przez okres niezbędny do realizacji celu wynikających z umowy o dofinansowanie projektu EFS+. Po tym czasie dane mogą być przetwarzane do dnia wygaśnięcia zobowiązań wynikających z innego przepisu prawa, w tym ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2020.164 z późn. zm.), o ile przetwarzanie danych jest niezbędne do spełnienia obowiązku wynikającego z tego przepisu prawa.
Beneficjent zapewnia bieżące (nie później niż w ciągu 3 dni roboczych od wystąpienia zdarzenia warunkującego konieczność wprowadzenia lub modyfikacji danych) wprowadzanie danych osobowych do systemów teleinformatycznych, dbałość o poprawność i kompletność tych danych, a zwłaszcza o zgodność informacji zawartych w dokumentach z danymi w systemach. Beneficjent zapewnia, że obowiązek, o którym mowa powyżej dotyczy w szczególności danych osobowych uczestników i personelu projektu.
Dane osobowe Beneficjenta i Partnera , w tym dane teleadresowe oraz inne dane osobowe i informacje związane z realizacją Projektu, mogą zostać upublicznione przez Instytucję Pośredniczącą, w celach określonych w umowie o dofinansowanie projektu EFS+. Instytucja Zarządzająca i Instytucja Pośrednicząca może przetwarzać i uprawniać do dalszego przetwarzania dane osobowe Beneficjenta i Partnera oraz dane osobowe udostępnione przez Beneficjenta w zakresie zgodnym z art. 87 ust. 2-3 ustawy wdrożeniowej, z zastrzeżeniem zapewnienia prawidłowej ochrony danych osobowych.
Zarówno beneficjent jak i Instytucja Pośrednicząca są zobowiązane do wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa, odpowiadający ryzyku związanemu z przetwarzaniem danych osobowych, o których mowa w art. 32 RODO.
Powyższe zasady przetwarzania danych osobowych przy realizacji projektów EFS+ są zawarte w umowie o dofinansowanie projektu EFS+.