Fundusze Europejskie dla Podkarpacia 2021-2027 - Pytania i odpowiedzi do naboru nr FEPK.07.08-IP.01-002/25

: Opublikowano: 09 maja 2025; Poprawiono: 28 maja 2025

Informacja z 28 maja 2025 r. - Pytania i odpowiedzi CZĘŚĆ II

JST proszę o zapoznanie z pytaniem nr 18 !!!

Pytanie odnośnie kryterium: Projekt zakłada adaptację środowiska pracy do potrzeb różnych grup pracowników, w tym do potrzeb osób starszych. Kryterium zapewnia zgodność z typem projektu możliwym do realizacji. Wsparcie przyczyni się do zwiększenia produktywności pracowników, zatrzymania osób starszych na rynku pracy. Kryterium nie określa szczegółowych form wsparcia możliwych do realizacji. Czy jeśli projekt nie będzie obejmował wsparciem osób starszych zostanie odrzucony za niespełnienie tego kryterium? Czy osoby starsze muszą być obowiązkowo objęte projektem?

Zgodnie z nazwą kryterium wsparcie kierowane jest do różnych grup pracowników, nie tylko do osób starszych. Jednak, jeżeli dany pracodawca zatrudnia osoby starsze, to wsparcie powinno być skierowane w szczególności do nich.

Czy jeśli organizacja obejmie wsparciem określonych pracodawców, to czy oni mają mieć status Partnera - Realizatora projektu, czy też nie?

Jeżeli organizacja jest Wnioskodawcą i w swoim projekcie chce objąć wsparciem określonych pracodawców, to nie muszą oni mieć statusu Partnera- Realizatora projektu.

Czy jeśli organizacja obejmie wsparciem określonych pracodawców, to czy wkład własny może pochodzić od pracodawców, czy wyłącznie od Beneficjenta Projektu?

Zasady dotyczące wkładu własnego zostały szczegółowo opisane w Regulaminie wyboru projektów w Rozdziale 3.4 Wkład własny, pkt 3.4.1 - 3.4.10 – proszę o zapoznanie się z jego treścią.

Czy pracownicy (osoby fizyczne) – grupa docelowa to również osoby zatrudnione na umowę cywilno-prawną np. zlecenie?

Pracownikiem jest personel przedsiębiorstwa, o którym mowa w § 2 pkt 3 Rozporządzenia Ministra funduszy i polityki regionalnej z dnia 20 grudnia 2022 r. w sprawie udzielania pomocy de minimis oraz pomocy publicznej w ramach programów finansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus (EFS+) na lata 2021-2027, tj.:

pracownik w rozumieniu 2 Kodeksu pracy;
osoba wykonującą pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia albo umowy o dzieło, jeżeli umowę taką zawarła ta osoba z pracodawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy, lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje ona pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy;
właściciel pełniący funkcje kierownicze;
wspólnik, w tym partner prowadzący regularną działalność w przedsiębiorstwie i czerpiący z niego korzyści finansowe.

Jaki zakres interwencji należy wskazać: Wsparcie na rzecz przystosowywania pracowników, przedsiębiorstw i przedsiębiorców do zmian? Do wyboru są bowiem 2 opcje:

Działania na rzecz promowania aktywności zawodowej kobiet ze względu na płeć…;
Wsparcie na rzecz przystosowywania pracowników, przedsiębiorstw i przedsiębiorców do zmian;

Należy wskazać: Wsparcie na rzecz przystosowywania pracowników, przedsiębiorstw i przedsiębiorców do zmian.

Zwracamy się z uprzejmą prośbą o interpretację dotyczącą kwalifikowalności planowanej inwestycji w ramach naboru nr FEPK.07.08-IP.01-002/25 – typ projektu nr 1 (adaptacja środowiska pracy do potrzeb różnych grup pracowników). JST zawarła w dniu 14.04.2025 r. umowę na realizację zadania pn. „Przebudowa istniejącej łazienki w celu zwiększenia dostępności dla osób niepełnosprawnych”. Celem inwestycji jest poprawa warunków sanitarno-higienicznych i zapewnienie dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami, w tym pracownikom z niepełnosprawnościami oraz klientom urzędu. Prace obejmują dostosowanie istniejącej infrastruktury sanitarnej na parterze budynku. Czy powyższa inwestycja może zostać uznana za kwalifikowalną w ramach działania FEPK.07.08 jako element rozwoju i adaptacji środowiska pracy z uwzględnieniem potrzeb osób starszych i niepełnosprawnych?

Zgodnie z zapisami Regulaminu należy zachować rozgraniczenie pomiędzy obowiązkiem pracodawcy w zakresie wyposażenia stanowisk pracy zgodnie z przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy, a dopuszczalnymi formami modernizacji stanowisk pracy (zakupy sprzętu/ wyposażenia) w ramach naboru. Doposażenie lub wyposażenie co do zasady nie może dotyczyć obowiązków spoczywających na pracodawcy w świetle przepisów z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy i pokrywać się z dofinansowaniem do stanowisk pracy z PFRON (dla pracowników z orzeczoną niepełnosprawnością).
Dodatkowo należy pamiętać, iż wsparcie dotyczyć ma wyłącznie adaptacyjności miejsc pracy pracowników, a nie klientów urzędu.

W związku z opracowywaniem wniosku aplikacyjnego do działania 7.8, uprzejmie proszę o wyjaśnienie poniższej kwestii: W Regulaminie, na stronie 24, w opisie typu projektu nr 1 znajduje się zapis:

„a) audyt pracodawcy pod kątem wdrożenia elastycznego systemu pracy oraz wsparcie we wdrażaniu wyników audytu (brak możliwości finansowania działań związanych z rozwojem pracy zdalnej, które będą realizowane w KPO)”.

Tymczasem na stronie 97 przeczytać można:

„Przykładowe formy działań, jakie mogą być realizowane w projekcie, to m.in.:
d) wdrożenie elastycznych form i czasu pracy, w tym utworzenie zdalnych stanowisk pracy.
Celem utworzenia zdalnego stanowiska pracy jest umożliwienie pracownikom regularnego wykonywania pracy poza zakładem pracy i tym samym wspieranie ich w zakresie łączenia życia zawodowego z życiem prywatnym. W ramach tej formy wsparcia dofinansowane mogą zostać koszty zakupu sprzętu, wyposażenia, dostosowania infrastruktury u pracodawcy, w tym zakupu licencji, oprogramowania itp. niezbędnych do wykonywania pracy w formie zdalnej.” Odwołanie do pracy zdalnej pojawia się również na stronie 98 – w części dotyczącej opisu potrzeb, na podstawie których przygotowywana jest diagnoza.

Czy w ramach projektu można sfinansować koszt związany z wprowadzeniem pracy zdalnej?

Dodatkowo zwracam się z prośbą o wskazówki dotyczące sposobu opisu punktu „Opis rekrutacji uczestników projektu”, w przypadku, gdy uczestnikami projektu będą wyłącznie pracownicy Wnioskodawcy.

Proszę o zapoznanie się z Pytaniami i odpowiedziami, które zostały opublikowane, link poniżej: https://funduszeue.podkarpackie.pl/pytania-i-odpowiedzi/pytania-i-odpowiedzi-do-naboru-nr-fepk-07-08-ip-01-002-25 Pytanie 13.
Natomiast odnosząc się do drugiej części pytania i prośby w zakresie wskazówek dotyczących sposobu opisu punktu „Opis rekrutacji uczestników projektu” w przypadku, gdy uczestnikami projektu będą wyłącznie pracownicy Wnioskodawcy - IP WUP nie może konsultować, redagować, wskazywać, sugerować ect. zapisów wniosku o dofinansowanie, bowiem treść wniosku o dofinansowanie w całości podlega ocenie.

Organizacja będzie składała wniosek, gdzie wydatki w ramach projektu będą ujęte dla organizacji wnioskującej i dla kilku innych przedsiębiorstw (jeden łączny wniosek dla wszystkich). W budżecie projektu koszty przeznaczone dla organizacji wnioskującej mają być zaznaczone w limitach jako pomoc de minimis? Zaś koszty dla innych przedsiębiorców z wniosku również w limitach mają być zaznaczone jako pomoc de mimims? Czy też limit de minimis ma się pojawić tylko przy kosztach organizacji wnioskującej, a przy pozostałych kosztach dla innych przedsiębiorstw bez zaznaczania limitu „pomoc de minimis”?

Proszę o zapoznanie się również z odpowiedzią na pytanie nr 19.

Proszę o interpretację dot. opisu rekrutacji uczestników projektu:

Jak można opisać zasady rekrutacji do projektu stosując zapisy z instrukcji, jeżeli grupą docelową będą tylko pracownicy Wnioskodawcy i Wnioskodawca będzie bezpośrednio korzystać ze wsparcia? Czy należy się powołać na regulaminy wewnętrzne Wnioskodawcy?
Czy w tym przypadku ma zastosowanie wyjątek, co do których nie stosuje się standardu minimum, tj. zamknięta rekrutacja – gdzie projekt obejmuje (ze względu na swój zakres oddziaływania) wsparciem pracowników konkretnego podmiotu?

Grupą docelową projektu stanowią zgodnie z Regulaminem wyboru projektu pkt. 2.3

pracodawcy z terenu województwa podkarpackiego,
pracownicy (osoby fizyczne), w tym przede wszystkim: osoby starsze, kobiety, osoby w wieku 50 lat i więcej, osoby z niepełnosprawnościami, osoby ze szczególnymi potrzebami.

Uwaga: Zaleca się beneficjentom, aby w przypadku projektów które należą do wyjątków, również zaplanować działania zapewniające przestrzeganie zasady równości kobiet i mężczyzn – pomimo iż nie będą one przedmiotem oceny za pomocą kryteriów oceny ze standardu minimum.

Proszę o informację czy osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą mogą aplikować o fundusze w ramach naboru nr FEPK.07.08-IP.01-002/25?
Prowadzę działalność usługową, nie zatrudniam pracowników i chciałbym pozyskać fundusze na adaptację środowiska pracy i dostosowanie miejsc pracy dla osób starszych (dla właściciela) poprzez m.in. zakup urządzeń ułatwiających pracę. Czy to możliwe? Zgodnie z Regulaminem konkursu str. 9 osobą pracującą (pracownikiem) są również osoby prowadzące działalność na własny rachunek, czyli prowadzące działalność gospodarczą, co wskazywałoby, że należę do grupy docelowej naboru.

Zgodnie z definicją osoby pracującej (pracowniku), zawartą w Regulaminie wyboru projektów, jak również z celem przewidzianym do osiągnięcia w wyniku realizacji projektu w ramach naboru, jakim jest wspieranie dostosowania pracowników, przedsiębiorstw i przedsiębiorców do zmian, wspieranie aktywnego i zdrowego starzenia się oraz zdrowego i dobrze dostosowanego środowiska pracy, które uwzględnia zagrożenie dla zdrowia, możliwe jest, aby osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą mogła aplikować o fundusze w ramach naboru nr FEPK.07.08-IP.01-002/25.

Czy autorem diagnozy ma być zewnętrzny zespół pracodawcy, czy może tą diagnozę wykonać zewnętrzna firma, specjalizująca się w tego typu diagnozach? Bo regulamin wskazuje, iż „diagnoza zawsze musi być sporządzona przez pracodawcę”.

Diagnoza może zostać zlecona na zewnątrz na zlecenie pracodawcy, niemniej jednak musi być zatwierdzona i podpisana przez Pracodawcę.

Czy wydatek na audyt/diagnozę sporządzoną przez zewnętrzną firmę konsultingową jest wydatkiem kwalifikowanym? Bo regulamin jest mocno niejasny w tym aspekcie, bo wskazuje, iż „diagnoza zawsze musi być sporządzona przez pracodawcę”. Pamiętać również należy, iż autodiagnoza pracodawcy jest obarczona większym ryzykiem błędów – gdy często organizacja nie jest sama dostrzec swoich wewnętrznych problemów/ograniczeń?

Koszt wykonania diagnozy nie jest wydatkiem kwalifikowalnym. Diagnoza musi zostać sporządzona przed złożeniem wniosku o dofinansowanie.
Ponadto, należy rozróżnić pojęcie diagnozy, która w przedmiotowym naborze dotyczącym działań z zakresu adaptacji środowiska pracy uwzględni analizę dostosowania / braku dostosowania środowiska pracy do potrzeb różnych grup pracowników, a następnie podjęte działania będą ściśle dostosowane do diagnozy potrzeb pracownika z uwzględnieniem warunków panujących u pracodawcy. Natomiast pojęcie audytu ujęte w przedmiotowym naborze określa dopuszczalną formę wsparcia, możliwą do realizacji w projekcie, tj. audyt pracodawcy pod kątem wdrożenia elastycznego systemu pracy.

Czy wydatki w ramach projektu mają na celu wsparcie warunków pracy obecnie zatrudnianych osób starszych, czy stworzenia warunków do zatrudnienia takich osób w wyniku wdrożenia rezultatów projektu? Przykładowo: obecnie pracodawca nie zatrudnia żadnej osoby z grupy 50+ (ciężkie warunki pracy preferują osoby młodsze), natomiast w wyniku realizacji zaleceń audytu/diagnozy zostaną stworzone warunki do pracy dla osób z tej grupy wiekowej. Czy taki projektu wpisuje się w konkurs?

Wydatki w ramach projektu mają na celu wsparcie wyłącznie osób zatrudnionych u pracodawcy, będących pracownikami, zgodnie z definicją osoby pracującej zawartą w Regulaminie wyboru projektów. Pamiętać należy, iż Grupą docelową w projekcie są pracownicy (osoby fizyczne), w tym przede wszystkim: osoby starsze, kobiety, osoby w wieku 50 lat i więcej, osoby z niepełnosprawnościami, osoby ze szczególnymi potrzebami. Proszę o zapoznanie się również z odpowiedzią udzieloną na pytanie nr 12.

Czy audyt/diagnoza winna się odnosić wyłącznie do elastycznego systemu pracy czy też do dostosowania miejsc pracy do osób starszych? Bo zgodnie z typem projektu audyt odnosi się do wdrożenia elastycznego systemu pracy, natomiast w regulaminie jest mowa o „Ponadto, pozostała część wniosku o dofinansowanie, w szczególności Opis projektu, opis Grup docelowych i Zadań powinna wskazywać na realizację projektu w oparciu o wyniki przeprowadzonej diagnozy” – z czego wynika, iż niezależnie od rodzaju projektu (czy dotyczy on elastycznego systemu pracy czy dostosowania miejsc pracy do osób starszych) diagnoza/audyt są konieczne.

Diagnoza ma dotyczyć wszystkich form wsparcia przewidzianych w ramach projektu. Z diagnozy ma wynikać zapotrzebowanie na adaptację środowiska pracy oraz wdrożenie elastycznych form zatrudnienia do potrzeb różnych grup pracowników.
Szczegółowe zasady przeprowadzenia diagnozy znajdują się w Regulaminie wyboru projektów. Proszę o zapoznanie się również z odpowiedzią udzieloną na pytanie nr 12.

Czy pracownik musi być zatrudniony tylko i wyłącznie na umowę o pracę, czy w grę wchodzi umowa cywilnoprawną. I drugie pytanie, czy umowa o pracę definiuje etat, czy nie ma znaczenia czy pracownik jest na 1/2 etatu czy na cały etat?

Definicja osoby pracującej (pracownika) została opisana w Regulaminie wyboru projektów, str.9, tj.:

„osoba pracująca (pracownik) – to osoba w wieku od 15 do 89 lat, która:

wykonuje pracę, za którą otrzymuje wynagrodzenie, z której czerpie zyski lub korzyści rodzinne; osobę posiadającą zatrudnienie lub własną działalność, która jednak chwilowo nie pracuje (ze względu na np. chorobę, urlop, spór pracowniczy czy kształcenie się lub szkolenie); lub osobę produkującą towary rolne, których główna część przeznaczona jest na sprzedaż lub barter.

Za osoby pracujące uznawane są również:

− osoby prowadzące działalność na własny rachunek, czyli prowadzące działalność gospodarczą lub działalność nierejestrową (definiowana zgodnie z art. 5 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców), gospodarstwo rolne lub praktykę zawodową, o ile spełniony jest jeden z poniższych warunków:

osoba pracuje w swojej działalności, praktyce zawodowej lub gospodarstwie rolnym w celu uzyskania dochodu, nawet jeżeli przedsiębiorstwo nie osiąga zysków,
osoba poświęca czas na prowadzenie działalności gospodarczej, działalności nierejestrowej, praktyki zawodowej czy gospodarstwa rolnego, nawet jeżeli nie zrealizowano żadnej sprzedaży lub usług i nic nie wyprodukowano (na przykład:
rolnik wykonujący prace w celu utrzymania swojego gospodarstwa; architekt spędzający czas w oczekiwaniu na klientów w swoim biurze; rybak naprawiający łódź czy siatki rybackie, aby móc dalej pracować; osoby uczestniczące w konferencjach, konwencjach lub seminariach);
osoba jest w trakcie zakładania działalności gospodarczej, gospodarstwa rolnego lub praktyki zawodowej; zalicza się do tego zakup lub instalację sprzętu, zamawianie towarów w ramach przygotowań do uruchomienia działalności. Bezpłatnie pomagający członek rodziny uznawany jest za osobę pracującą, jeżeli wykonywaną przez siebie pracą wnosi bezpośredni wkład w działalność gospodarczą, gospodarstwo rolne lub praktykę zawodową będącą w posiadaniu lub prowadzoną przez spokrewnionego członka tego samego gospodarstwa domowego, − bezpłatnie pomagający osobie prowadzącej działalność członek rodziny uznawany jest za „osobę prowadzącą działalność na własny rachunek”, − osoby przebywające na urlopie macierzyńskim/ rodzicielskim/ wychowawczym (którego warunki są uregulowane w Kodeksie Pracy), chyba że są zarejestrowane już jako bezrobotne (wówczas status bezrobotnego ma pierwszeństwo), − studenci, którzy są zatrudnieni lub prowadzą działalność gospodarczą − osoby skierowane do odbycia zatrudnienia subsydiowanego.” Proszę o zapoznanie się również z odpowiedzią udzieloną na pytanie nr 4.

W związku z ogłoszonym naborem nr FEPK.07.08-IP.01-002/25 w ramach Programu Regionalnego Fundusze Europejskie dla Podkarpacia 2021-2027, zwracamy się z prośbą o odpowiedź czy w ramach projektu możliwe jest sfinansowanie zakupu:

modułu eIK systemu Quorum (dot. dostępu pracowników do części swoich danych kadrowo - płacowych),
rejestratorów czasu pracy oraz systemu kontroli wejścia do biur,
czytników kontroli wejścia do serwerowni.

„Katalog oferowanych form wsparcia (poza formami wsparcia wprost wskazanymi w Rozdziale 5.2.1 pkt 9 Regulaminu wyboru projektów) oraz wydatków nie jest zamknięty. Wnioskodawca samodzielnie określa zakres działań projektowych /wydatków, który jest odpowiedzią na uprzednio przeprowadzoną diagnozę potrzeb konkretnego pracodawcy i jego pracowników”. Na etapie udzielania odpowiedzi nie jest możliwe jednoznaczne wskazanie Wnioskodawcy, czy opisane przez niego zakupy będą kwalifikowalne. Ocena kwalifikowalności wydatków dokonywana jest indywidualnie przez oceniających, po szczegółowym zapoznaniu się z całą treścią złożonego wniosku o dofinansowanie, w tym z diagnozą potrzeb, opisem działań oraz uzasadnieniem celowości planowanych wydatków.

Grupą docelową w projekcie są pracownicy (osoby fizyczne), w tym przede wszystkim: osoby starsze, kobiety, osoby w wieku 50 lat i więcej, osoby z niepełnosprawnościami, osoby ze szczególnymi potrzebami” – natomiast rozumiem, że w kontekście typu projektu „rozwój i adaptacja środowiska pracy i dostosowanie miejsc pracy do potrzeb osób starszych” możemy kupić wyłącznie maszyny/technologie dedykowane do adaptacji osób starszych w zakładzie pracy?

Zgodnie z definicją grupy docelowej zawartą w dokumentacji konkursowej, można objąć wsparciem pracowników w rożnym wieku, kluczowe jest jednak, aby działania były uzasadnione diagnozą potrzeb i odpowiadały na realne wyzwania w danym środowisku pracy.

Czy dopuszczalna jest sytuacja, w której zarówno Starostwo Powiatowe (jako jednostka posiadająca osobowość prawną), jak i Powiatowy Urząd Pracy (jako jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej), złożą dwa odrębne wnioski o dofinansowanie w ramach przedmiotowego naboru – każdy obejmujący wsparcie procesów adaptacyjnych i modernizacyjnych pracowników danej jednostki?
W przypadku PUP, wniosek zostałby formalnie złożony przez Starostwo Powiatowe jako jednostka nadrzędna, zgodnie z zapisami rozdziału 1.6 regulaminu naboru. Będę wdzięczna za informację, czy możliwe jest jednoczesne złożenie dwóch niezależnych wniosków obejmujących różne grupy pracowników (Starostwa oraz PUP), oraz czy istnieją ograniczenia co do liczby wniosków składanych przez ten sam podmiot posiadający osobowość prawną (Starostwo) w imieniu różnych jednostek organizacyjnych.”

Zgodnie z Regulaminem wyboru projektów, nr naboru FEPK.07.08-IP.01-002/25 maksymalna liczba projektów złożonych przez podmiot jako Wnioskodawca lub Partner wynosi 1 - Kryterium Merytoryczne Dopuszczające nr 3. (pkt 1.4 naboru). W sytuacji, gdy Wnioskodawca lub Partner/Partnerzy złożą większą niż dopuszczalna liczba wniosków, Wnioskodawca zostanie wezwany do wskazania w terminie wyznaczonym przez ION, który wniosek powinien podlegać ocenie.
Podnieść należy, iż w stanie faktycznym przedstawionym w skierowanym zapytaniu, żadna ze wskazanych jednostek organizacyjnych (Starostwo Powiatowe/Powiatowy Urząd Pracy) nie posiada osobowości prawnej. Wnioskodawcą/Partnerem winien zatem być podmiot, który posiada osobowość prawną - w realiach przedmiotowej sprawy Powiat X, który w ramach naboru, zgodnie z przywołanym Regulaminem, może złożyć jeden wniosek.
Powiat X posiada osobowość prawną, natomiast starostwo powiatowe jej nie ma. Starostwo jest jedynie (urzędem) powiatu.
Powiat: Jest jednostką samorządu terytorialnego i zgodnie z prawem ma osobowość prawną. Oznacza to, że może nabywać prawa i obowiązki, posiadać majątek i działać w obrocie prawnym we własnym imieniu i na własny rachunek.
Starostwo: Jest organem wykonawczym powiatu, odpowiedzialnym za realizację zadań powiatu. Jednakże, nie jest podmiotem prawa i nie posiada osobowości prawnej. W praktyce, czynności prawne związane z powiatem (np. zawieranie umów) są wykonywane przez starostwo, ale to powiat jest stroną tych czynności, jako podmiot posiadający osobowość prawną.
Podsumowując, to powiat, a nie starostwo, jest podmiotem posiadającym osobowość prawną i reprezentującym się w obrocie prawnym.

Analogicznie sytuacja dot. GMINY, SZKOŁY:

Szkoła nie ma osobowości prawnej. Szkoła jest jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, nawet jeśli jest prowadzona przez gminę. Osobowość prawną posiada gmina, która jest organem prowadzącym szkołę, a nie sama szkoła.

Szkoła jako jednostka organizacyjna:
Szkoła jest częścią struktury gminy (lub innego organu prowadzącego), działającą w imieniu i na rachunek tego organu.

Organ prowadzący szkołę:
Gmina (lub inny podmiot) odpowiada za działania szkoły w zakresie prawnym, w tym za wszelkie zobowiązania i sprawy sądowe.

Podsumowując, Szkoła, choć funkcjonuje jako samodzielna jednostka w zakresie edukacji, nie ma osobowości prawnej. Wszystkie czynności prawne w imieniu szkoły podejmuje gmina jako organ prowadzący.

W przypadku projektu obejmującego 3 podmioty: Wnioskodawca, Partner i pracodawca na podstawie porozumienia należy dokonać podziału pomocy de minimis jaka przypada na każdy z podmiotów – przedstawić kwotę pomocy de minimis jaka przypada dla każdego z podmiotów czy w opisie pomocy de minimis należy wskazać łącznie, ile jest pomocy de minimis w projekcie i w jakich zadaniach?

Z wniosku powinno wynikać w jakiej wysokości udzielana jest pomoc de minimis dla Beneficjenta i Partnera (jeśli dotyczy) i w jakiej wysokości będzie udzielana pomoc de minimis przez Beneficjenta (jeżeli wystąpi taka sytuacja). Wysokość pomocy de minimis w kosztach pośrednich w rozbiciu na poszczególne podmioty zależy od tego komu przyznawana jest pomoc de minimis w kosztach bezpośrednich i w jakiej wysokości. Proszę również o zapoznanie się z udzieloną odpowiedzią na pytanie nr 8.

Czy jeśli projekt chce złożyć gmina na siebie i swoich pracowników i pracowników swoich jednostek podrzędnych to czy wówczas można złożyć wniosek na samą gminę i w opisie grupy docelowej opisać kto wchodzi w skład grupy docelowej? Czy jednostki organizacyjne muszą być wykazane jako partnerzy lub czy musi być zawarte z nimi porozumienie?

W takiej sytuacji wniosek powinien być złożony przez Gminę, z opisu grupy docelowej powinno natomiast wynikać jakich pracodawców i ilu pracowników z każdego podmiotu będzie objętych wsparciem. Dla wskazania dokładnych danych jednostek organizacyjnych objętych wsparciem można wykorzystać również pole Uzupełnienie informacji zawartych w polu Opis i uzasadnienie zadania - informacje dodatkowe. Jednostki organizacyjne nie są wykazywani jako Partnerzy. Jeżeli chodzi o kryterium dostępu, w którym wskazano konieczność zawarcia porozumienia dotyczy to sytuacji, gdy wsparciem obejmowane są podmioty niepowiązane w żaden sposób ze sobą. Jednostki organizacyjne JST nieposiadające osobowości prawnej, a nadzór nad nimi z mocy ustawy sprawowany jest przez jednostkę nadrzędna (czyli Gmina, Powiat itp.), tj. Wnioskodawcę, zatem nie obowiązuje wymóg zawarcia porozumienia dotyczącego celu i zakresu wsparcia. Należy jednak pamiętać, że diagnozę należy sporządzić dla każdego podmiotu objętego wsparciem niezależnie od faktu, czy jest jednostką nadzorującą czy jednostką organizacyjną jednostki nadrzędnej.

Informacja z 9 maja 2025 r.

Budynek Urzędu Gminy nie jest dostosowany do potrzeb osób ze szczególnymi potrzebami - zgodnie ze standardami dostępności dla polityki spójności 2021–2027 (zał. nr 2 do ww. Wytycznych), czy w związku z powyższym możemy aplikować w ogłoszonym naborze?

Gminy mogą aplikować w naborze, należy natomiast pamiętać, iż zgodnie ze standardami dostępności dla polityki spójności 2021-2027:

Niedopuszczalna jest sytuacja, w której odmawia się dostępu do uczestnictwa w projekcie osobie z niepełnosprawnościami ze względu na bariery, np. architektoniczne, komunikacyjne czy cyfrowe.
Standardy powinny być przestrzegane przez instytucje biorące udział we wdrażaniu funduszy europejskich i beneficjentów.

Zgodnie z Regulaminem wyboru projektów Wnioskodawca ma obowiązek stosowania Standardów dostępności dla polityki spójności 2021-2027, stanowiących załącznik nr 2 do Wytycznych dotyczących realizacji zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027.

UWAGA!!! Standardy dostępności są obligatoryjne. Informacja o stosowaniu przez Wnioskodawcę Standardów dostępności musi być wyraźnie wskazana we wniosku o dofinansowanie i będzie przedmiotem oceny ION (na etapie oceny merytorycznej), która polega na sprawdzeniu założeń projektu ze wskazanymi Standardami dostępności.
Zgodność rzeczywistej realizacji projektu ze Standardami dostępności będzie przedmiotem kontroli, a jej negatywny wynik może stać się przyczyną uznania części lub całości wydatków za niekwalifikowalne. Głównym celem standardów dostępności jest zapewnienie osobom z niepełnosprawnościami na równi z osobami pełnosprawnymi dostępu do funduszy europejskich w zakresie udziału, użytkowania, zrozumienia, komunikowania się czy skorzystania z ich efektów. Standardy dostępności stanowią zestawienie minimalnych wymagań w obszarach: cyfryzacja, architektura, transport, edukacja, szkolenia, informacja i promocja.

Ponadto zgodnie z Regulaminem wyboru projektów (str. 96, Rozdział 5.2, pkt 5.2.1, ppkt 4) - należy zachować rozgraniczenie pomiędzy obowiązkiem pracodawcy w zakresie wyposażenia stanowisk pracy zgodnie z przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy a dopuszczalnymi formami modernizacji stanowisk pracy (zakupy sprzętu/wyposażenia) w ramach naboru. Doposażenie lub wyposażenie co do zasady nie może dotyczyć obowiązków spoczywających na pracodawcy w świetle przepisów z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy i pokrywać się z dofinansowaniem do stanowisk pracy z PFRON (dla pracowników z orzeczoną niepełnosprawnością).

Mając na uwadze powyższe, należy wskazać, iż istotnie jest taka możliwość, jakkolwiek trzeba pamiętać, iż wsparcie takie musi spełniać warunki niezbędne do jego otrzymania a wymienione w treści Regulaminu wyboru projektu, a więc wynikać z treści przeprowadzonej diagnozy oraz wpływać na poprawę warunków pracy pracowników Urzędu.

Czy w ramach ww. naboru możliwe jest sfinansowanie np. dobudowy windy, jeżeli takie wnioski wynikną ze sporządzonej DIAGNOZY?

W ramach naboru jest możliwe sfinansowanie np. dobudowy windy, niemniej warto mieć na uwadze, iż zgodnie z Regulaminem wyboru projektów (str.96, Rozdział 5.2, pkt 5.2.1, ppkt 4) należy zachować rozgraniczenie pomiędzy obowiązkiem pracodawcy w zakresie wyposażenia stanowisk pracy zgodnie z przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy a dopuszczalnymi formami modernizacji stanowisk pracy (zakupy sprzętu/wyposażenia) w ramach naboru. Doposażenie lub wyposażenie co do zasady nie może dotyczyć obowiązków spoczywających na pracodawcy w świetle przepisów z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy i pokrywać się z dofinansowaniem do stanowisk pracy z PFRON (dla pracowników z orzeczoną niepełnosprawnością).
Ponadto należy pamiętać, iż w niniejszym naborze założono możliwość ponoszenia wydatków na zasadzie cross-financingu w wysokości 30% dofinansowania UE, szczegóły zostały opisane w Regulaminie, w pkt 3.6 Cross-financing.

Czy zakup wyposażenia niezbędny do wykonywania pracy zdalnej ma dotyczyć pracownika, który wykonuje już pracę zdalną czy zakup wyposażenia dotyczy utworzenie zdalnego stanowiska pracy od terminu realizacji projektu tj. od 1 października 2025 r.?

W Regulaminie wyboru projektów (str.96 Rozdział 5.2, pkt 5.2.1, ppkt 6) zostały wskazane przykładowe formy działań, jakie mogą być realizowane w projekcie, w tym m.in. pkt d) wdrożenie elastycznych form i czasu pracy, w tym utworzenie zdalnych stanowisk pracy. Zgodnie z zapisem ppkt 7 ww. Rozdziału celem utworzenia zdalnego stanowiska pracy jest umożliwienie pracownikom regularnego wykonywania pracy poza zakładem pracy i tym samym wspieranie ich w zakresie łączenia życia zawodowego z życiem prywatnym. W ramach tej formy wsparcia dofinansowane mogą zostać koszty zakupu sprzętu, wyposażenia, dostosowania infrastruktury u pracodawcy, w tym zakupu licencji, oprogramowania itp. niezbędnych do wykonywania pracy w formie zdalnej.

Celem wdrożenia elastycznych form i czasu pracy jest wsparcie w zakresie optymalizacji formy organizacji czasu pracy uwzględniającej potrzeby i oczekiwania pracowników oraz pracodawcy i tym samym wspieranie pracowników w zakresie łączenia życia zawodowego z życiem prywatnym. W ramach tej formy wsparcia dofinansowane mogą zostać koszty poniesione na wdrożenie elastycznych form czasu pracy m.in. na: zakup sprzętu teleinformatycznego i jego instalacji, wyposażenia, systemów, w tym zakupu licencji, oprogramowania itp. niezbędnych do wdrożenia elastycznych form pracy, np. zakup rejestratora czasu pracy.
Odnosząc się do zadanego pytania, zarówno pracownik, który już jest na pracy zdalnej jak i pracownik, który zostanie skierowany na pracę zdalną może zostać objęty wsparciem. Należy mieć przede wszystkim na uwadze, że niekoniecznie zakres wsparcia będzie się w tym przypadku pokrywał, gdyż co do zasady brak jest uzasadnienia dla zakupu np. wyposażenia dla pracownika, który już taki sprzęt posiada.

Czy w ramach projektu możliwe jest sfinansowanie opracowania dokumentacji technicznej dot. np. wymiany drzwi w urzędzie, które wynikły z DIAGNOZY?

Opracowanie dokumentacji technicznej może być wydatkiem kwalifikowalnym, jeżeli jest niezbędnym elementem zadania w projekcie, np. usługa wymiany drzwi musi zostać wykonana na podstawie opracowanej dokumentacji technicznej, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Wycena takiej usługi przedstawiona w uzasadnieniu wydatków we wniosku o dofinansowanie powinna obejmować wszelkie koszty niezbędne do jej realizacji, w tym również projekty techniczne lub architektoniczne.
Wartym jednak podkreślenia jest, zgodnie z pkt. 5.2.2. Regulaminu Zasady przeprowadzenia diagnozy/audytu, że działania w zakresie adaptacyjności, objęte przedmiotowym naborem mają uwzględniać bieżące i prognozowane potrzeb pracodawcy i ich pracowników, w tym osób ze szczególnymi potrzebami oraz z niepełnosprawnościami, zaplanowanymi do objęcia wsparciem w projekcie. Obejmować mają m.in. potrzeby dotyczące:

organizacji pracy do potrzeb pracodawców i pracowników, a także do nowych wyzwań rozwojowych i cywilizacyjnych, dostosowania i wyposażenia stanowisk i organizacji pracy, dostosowania i wyposażenia stanowisk i organizacji pracy oraz innych indywidualnych wymagań osób znajdujących się w najtrudniejszej sytuacji na rynku pracy.

O ile więc diagnoza wykaże konieczność przedmiotowej wymiany drzwi musi ona zostać należycie uzasadniona i uargumentowana w zakresie niezbędności w projekcie, spójna z przedstawionymi we wniosku problemami oraz mieć na względzie, że będzie to podlegało ocenie kwalifikowalności (w tym racjonalności i efektywności) wydatkowania środków.

Czy sporządzona DIAGNOZA ma zostać przyjęta Zarządzeniem Wójta Gminy? Jeżeli tak, to data przyjęcia ma być bieżąca (oczywiście przed datą zakończenia naboru)?

Zgodnie z Regulaminem pkt 5.2.2. Zasady przeprowadzenia diagnozy/audytu, ppkt 2: Niezależnie od tego, czy pracodawca jest jednocześnie wnioskodawcą, czy też nie, diagnoza zawsze musi być sporządzona przez pracodawcę w formie pisemnej i zatwierdzona zgodnie z obowiązującymi u niego procedurami. We wniosku o dofinansowanie należy podać informacje, kiedy i przez kogo diagnoza została zatwierdzona. Zatwierdzenie treści diagnozy powinno być zgodne z procedurami obowiązującymi w danej jednostce. Jeżeli dokumenty typu diagnoza wymagają akceptacji w formie Zarządzenia Wójta Gminy, to tak też należy postąpić.
W odpowiedzi na drugie pytanie, należy wziąć pod uwagę, iż wniosek o dofinansowanie składany jest w odpowiedzi na ogłoszony nabór nr FEPK.07.08-IP.01-002/25, zatem diagnoza, analizująca wykazane potrzeby z zakresu adaptacji środowiska pracy u konkretnego pracodawcy, zgodnie z zapisami specyficznego kryterium dostępu nr 3 powinna być aktualna i zostać opracowana przed złożeniem wniosku o dofinansowanie w systemie SOWA 2021, a podjęte na jej podstawie działania powinny ściśle wynikać z treści diagnozy oraz opisanych w niej potrzeb pracownika, z uwzględnieniem warunków panujących u pracodawcy.

Czy w ramach naboru uznane zostaną za kwalifikowalne koszty adaptacji pomieszczenia, w którym organizowane są równego rodzaju spotkania czy szkolenia dla pracowników, gdzie jednocześnie w tym pomieszczeniu znajdują się różnego rodzaju maszyny np. ksera, ploter, kopertownica. W wyniku prac remontowych z pomieszczenia zostałoby wydzielone odrębne pomieszczenie sprzyjające poprawie organizacji przestrzeni pracy.

Jeżeli opisane prace remontowe tj. wydzielenie odrębnego pomieszczenia, mają na celu poprawę / utworzenie sprzyjających warunków pracownikom i będzie to wynikać z przeprowadzonej przez pracodawcę diagnozy, to wydatki można uznać za kwalifikowalne.

Jeśli Wnioskodawcą będzie organizacja X, a we wniosku wsparciem objętych będzie 2-3 pracodawców (bez wsparcia w ramach kosztów bezpośrednich dla organizacji X), to czy koszty pośrednie dla organizacji X jako Wnioskodawcy będą pomocą de minimis? Czy w ogóle wystąpi tutaj pomoc de minimis?

Zasady dotyczące pomocy de minimis zostały szczegółowo opisane w Regulaminie wyboru projektów w Rozdziale 2.8 Pomoc de minimis, proszę o zapoznanie się z jego treścią. Zadane pytanie jest zbyt ogólne, bowiem wystąpienie pomocy de minimis w projekcie uzależnione jest m.in. od rodzaju i charakteru wsparcia oraz od rodzaju grupy docelowej, której dane wsparcie ma zostać udzielone.

Czy Wnioskodawcą lub pracodawcą, do którego skierowane jest wsparcie mogą być wszystkie firmy, w tym duże? Czy tylko miko, małe i średnie przedsiębiorstwa?

Nabór skierowany jest do pracodawców z terenu województwa podkarpackiego oraz przedsiębiorców, zarówno - mikro-, małych, średnich jak i dużych, niemniej jednak należy pamiętać o dopuszczalnym limicie pomocy de minimis, tj. 300.000,00 euro. Pomoc publiczna w tym naborze nie jest przewidziana.

Czy wkład własny ma wnosić Wnioskodawca, czy też może i Wnioskodawca i przedsiębiorstwa objęte wsparciem, czy też tylko przedsiębiorstwa? Czy może być wkład własny gotówkowy w formie pieniężnej?

Wkład własny oraz jego formy zostały określone szczegółowo w Regulaminie wyboru projektów w Rozdziale 3.4 Wkład własny, tj.:

„Zgodnie z SZOP w ramach niniejszego naboru minimalny wkład własny wynosi 15 % wydatków kwalifikowalnych.
Wkładem własnym są środki finansowe lub wkład niepieniężny zabezpieczone przez Beneficjenta, które zostaną przeznaczone na pokrycie wydatków kwalifikowalnych i nie zostaną Beneficjentowi przekazane w formie dofinansowania. Wartość wkładu własnego stanowi zatem różnicę między kwotą wydatków kwalifikowalnych, a kwotą dofinansowania przekazaną Beneficjentowi, zgodnie ze stopą dofinansowania dla projektu, rozumianą jako procent dofinansowania wydatków kwalifikowalnych.
Wkład własny Wnioskodawcy jest wykazywany we wniosku o dofinansowanie projektu, przy czym to Wnioskodawca określa formę wniesienia wkładu własnego.
Źródłem finansowania wkładu własnego mogą być zarówno środki publiczne jak i prywatne. O zakwalifikowaniu źródła pochodzenia wkładu własnego (publiczny / prywatny) decyduje status prawny Wnioskodawcy / Partnera / strony trzeciej lub uczestnika. Wkład własny może pochodzić: z różnych źródeł, w tym np. od uczestników projektu, samorządu lokalnego, strony trzeciej, od partnerów.
Wkład własny lub jego część może być wniesiony w ramach kosztów pośrednich jak i bezpośrednich.”

Zgodnie z Regulaminem konkursu grupa docelowa są:

"...- pracodawcy z terenu województwa podkarpackiego,

- pracownicy (osoby fizyczne), w tym przede wszystkim: osoby starsze, kobiety, osoby w wieku 50 lat i więcej, osoby z niepełnosprawnościami, osoby ze szczególnymi potrzebami."

W związku z czym czy Zespół Szkół może być odbiorcą wsparcia jako pracodawca, czy w tej sytuacji odbiorcą wsparcia ma być gmina jako jednostka nadrzędna?

Jednostka organizacyjna samorządu terytorialnego nieposiadająca osobowości prawnej (np. szkoła, przedszkole, powiatowy urząd pracy, ośrodek pomocy społecznej (…) może być odbiorcą wsparcia, wspólnie z Gminą w przypadku szkoły, bądź samodzielnie, ale za zgodą, czy w porozumieniu z Gminą/Powiatem. Należy jednakże pamiętać, aby wypełniając wniosek w polu „Nazwa Organizacji” postępować zgodnie z zapisami zawartymi w treści Rozdziału 1.6 Składanie wniosków przez jednostki organizacyjne JST nieposiadające osobowości prawnej Regulaminu wyboru projektów w ramach programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Podkarpacia 2021-2027, przyjętymi dla naboru FEPK.07.08-IP.01-002/25

Należy zapoznać się również z odpowiedzią udzieloną na pytanie 11 i 12 !

C.d. Chcielibyśmy by Zespół Szkół był odbiorcą wsparcia, nie Wnioskodawcą. Wnioskodawcą bylibyśmy my jako przedsiębiorstwo. Czy w tej sytuacji nadal jest potrzebne porozumienie z Gminą/Powiatem?

W Regulaminie wyboru projektów w Rozdziale 1.6 Składanie wniosków przez jednostki organizacyjne JST nieposiadające osobowości prawnej, zostało szczegółowo opisane jak wygląda sytuacja szkoły jako jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej oraz jakie dokumenty są wymagane przed złożeniem wniosku o dofinansowanie. Szkoła w tym naborze jak najbardziej może być odbiorcą wsparcia, niemniej jednak wpisać we wniosku należy zarówno nazwę właściwej jednostki samorządu terytorialnego posiadającej osobowość prawną (np. gminy), jak i nazwę jednostki organizacyjnej (np. szkoły) w formacie: nazwa jst/nazwa jednostki organizacyjnej (gmina X/ szkoła X). Ponadto pamiętać należy, iż w ramach niniejszego naboru maksymalna liczba projektów złożonych przez podmiot jako Wnioskodawca lub Partner wynosi 1 (jeden) – Kryterium Merytoryczne Dopuszczające nr 3. W sytuacji, gdy Wnioskodawca lub Partner/Partnerzy złożą większą niż dopuszczalna liczba wniosków, Wnioskodawca zostanie wezwany do wskazania w terminie wyznaczonym przez ION, który wniosek powinien podlegać ocenie. Pozostałe wnioski zostaną wycofane z oceny. Jeśli Wnioskodawca nie dotrzyma terminu, wszystkie wnioski złożone przez Wnioskodawcę nie będą dalej rozpatrywane. Aby uniknąć sytuacji, w której kilku Wnioskodawców złoży wnioski o dofinansowanie w których odbiorcami wsparcia będą różne jednostki organizacyjne tego samego samorządu terytorialnego, należy analogicznie zastosować zasady wskazane w Regulaminie wyboru projektów we wskazanym Rozdziale 1.6, na str.19. Potrzeba takiego porozumienia w formie dokumentu formalnego nie wynika wprost z zapisów Regulaminu wyboru dla naboru FEPK.07.08-IP.01-002/25, jakkolwiek mając na uwadze prawidłową realizację projektu podpisanie takiego porozumienia byłoby korzystnym elementem przygotowywania projektu oraz planowania wsparcia dla jednostki organizacyjnej Gminy/Powiatu.

Należy zapoznać się również z odpowiedzią na pytanie 10 i 12 !

C.d. Wnioskodawcą jest przedsiębiorstwo, które będzie realizowało wniosek, w którym w Grupie docelowej tj. odbiorcy wsparcia będzie Zespół Szkół. Co oznacza, że Wnioskodawcą nie jest Szkoła, w związku z powyższym, moje pytanie brzmi, czy w tej sytuacji Szkoła jako Pracodawca potrzebuje jeszcze zgody/porozumienia Gminy/Powiatu?

Odpowiedź w przedmiotowym zakresie udzielona została również w pkt 11 - należy analogicznie (czyli w podobny sposób) zastosować zasady wskazane w Regulaminie wyboru projektów 1.6 Składanie wniosków przez jednostki organizacyjne JST nieposiadające osobowości prawnej - str. 19.
Jest to niezwykle istotne, aby nie dopuścić do sytuacji, gdy kilku Wnioskodawców zaplanuje objęcie różnych jednostek organizacyjnych, np. szkół, GOPS, domu kultury, a gmina nie będzie o tym miała wiedzy. Trzeba pamiętać, że są to jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej i np. limit pomocy de minimis będzie wspólny dla całej gminy.
Rozwiązanie polegające na uzyskaniu zgody władz jst, które koordynują ubieganie się o środki podległych jednostek organizacyjnych, stanowi zatem zabezpieczenie dla Wnioskodawcy, który będzie miał pewność że zarówno organ nadrzędny jaki i bezpośredni odbiorca wsparcia nie wycofają się w ostatniej chwili z udziału w projekcie.

Ponadto zgodnie z specyficznym kryterium dostępu nr 5

„W przypadku, gdy wsparciem nie jest obejmowany Wnioskodawca i jego pracownicy oraz Partner i jego pracownicy (jeśli dotyczy), Wnioskodawca posiada pisemne porozumienie/ porozumienia z pracodawcą/ pracodawcami objętymi wsparciem, dotyczące celu i zakresu wsparcia”.

Ma to na celu zapewnienie, że wsparcie przewidziane w projekcie jest uzasadnione i wynika z potrzeb danego pracodawcy. Z treści wniosku ma wynikać, że Wnioskodawca zawarł pisemne porozumienie z pracodawcą albo porozumienia z kilkoma konkretnymi pracodawcami, którzy zostaną objęci wsparciem w projekcie ze wskazaniem ich z nazwy. Zawarte porozumienie nie będzie przedkładane jako załączniki do wniosku, lecz może podlegać kontroli na późniejszym etapie realizacji projektu.

Należy zapoznać się również z odpowiedzią na pytanie 10 i 11 !

W regulaminie konkursu FEPK.07.08-IP.01-002/25 działaniem możliwym do realizacji jest m.in. a) audyt pracodawcy pod kątem wdrożenia elastycznego systemu pracy oraz wsparcie we wdrażaniu wyników audytu (brak możliwości finansowania działań związanych z rozwojem pracy zdalnej, które będą realizowane w KPO). Z kolei w dalszej części regulaminu pkt 5.2.1 jest następujący zapis: „Celem utworzenia zdalnego stanowiska pracy jest umożliwienie pracownikom regularnego wykonywania pracy poza zakładem pracy i tym samym wspieranie ich w zakresie łączenia życia zawodowego z życiem prywatnym. W ramach tej formy wsparcia dofinansowane mogą zostać koszty zakupu sprzętu, wyposażenia, dostosowania infrastruktury u pracodawcy, w tym zakupu licencji, oprogramowania itp. niezbędnych do wykonywania pracy w formie zdalnej”. Jak należy rozumieć powyższe zapisy? Jakie działania związane z rozwojem pracy zdalnej nie mogą być finansowane?

Zapisy Regulaminu wyboru projektów mówiące o typach wsparcia pkt 2.2 str.24 muszą być zgodne ze Szczegółowym Opisem Priorytetów Programu Fundusze Europejskie dla Podkarpacia 2021-2027 oraz z treścią Wytycznych dotyczących realizacji projektów z udziałem środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus w regionalnych programach na lata 2021–2027. Aktualna wersja Krajowego Planu Odbudowy nie zawiera już zapisów dotyczących możliwości finasowania działań związanych z praca zdalna, równocześnie trwają prace nad aktualizacją wymienionych powyżej Wytycznych, które także przewidują wykreślenie tych zapisów. Tym samym zapis, o który Państwo zapytują należy rozważać na moment obowiązywania aktualnej wersji wytycznych i KPO. A zatem należy uznać, iż działania dotyczące pracy zdalnej powinny pozostawać przede wszystkim w zgodzie z treścią Rozdziału 5.2.1 Zasady ogólne, pkt 7 Regulaminu wyboru projektów, który brzmi: „Celem utworzenia zdalnego stanowiska pracy jest umożliwienie pracownikom regularnego wykonywania pracy poza zakładem pracy i tym samym wspieranie ich w zakresie łączenia życia zawodowego z życiem prywatnym. W ramach tej formy wsparcia dofinansowane mogą zostać koszty zakupu sprzętu, wyposażenia, dostosowania infrastruktury u pracodawcy, w tym zakupu licencji, oprogramowania itp. niezbędnych do wykonywania pracy w formie zdalnej”.

Czy Wojewódzki Szpital może złożyć wniosek w naborze o dofinansowanie projektu nr FEPK.07.08-IP.01-002/25 w działaniu 7.8 FEP Wsparcie procesów adaptacyjnych i modernizacyjnych pracowników oraz przedsiębiorców? Szpital nie jest przedsiębiorcą.

Tak, szpital może złożyć wniosek o dofinansowanie projektu w naborze nr FEPK.07.08-IP.01-002/25 w działaniu 7.8 FEP Wsparcie procesów adaptacyjnych i modernizacyjnych pracowników oraz przedsiębiorców, gdyż jest pracodawcą. W Regulaminie wyboru projektów na str.24 została opisana w Rozdziale 2.3 Grupa docelowa, jak również w Rozdziale 2.4 Podmioty uprawnione do ubiegania się o dofinansowanie Projektu – proszę o zapoznanie się.

Ponadto należy pamiętać o obowiązujących przepisach i limicie pomocy de minimis oraz że przedmiotowy nabór nie przewiduje pomocy publicznej.

Przed analizą ewentualnego wystąpienia pomocy de minimis warto zapoznać się z dokumentem pt. „Zawiadomienie Komisji w sprawie pojęcia pomocy państwa w rozumieniu art. 107 ust. 1 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej”. Wskazuje on na różne aspekty związane z potencjalną możliwością rzeczywistego wykonywania działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów unijnych, nawet przez podmioty niebędące przedsiębiorcami w świetle prawodawstwa krajowego.

Jakie dokumenty są wymagane w momencie składania wniosku o dofinansowanie w przypadku, gdy Wnioskodawcą jest jednostka organizacyjna JST nieposiadająca osobowości prawnej?

W Regulaminie wyboru projektów w Rozdziale 1.6 Składanie wniosków przez jednostki organizacyjne JST nieposiadające osobowości prawne, zostały opisane zasady jak i wymagane dokumenty, tj.:

W momencie składania wniosku wymagane jest pełnomocnictwo/upoważnienie wójta/burmistrza/prezydenta miasta lub Zarządu Powiatu/Zarządu Województwa do złożenia wniosku, które powinno wskazywać:

oznaczenie organu wydającego upoważnienie;
datę sporządzenia upoważnienia;
okres obowiązywania upoważnienia;
osobę upoważnioną;
oświadczenie, iż pełnomocnik upoważniony jest do:
złożenia wniosku o dofinansowanie projektu (podać tytuł projektu, nr naboru, nazwę i nr Działania);
wycofania wniosku o dofinansowanie projektu;
prowadzenia negocjacji z IP WUP;
przedstawienia wyjaśnień, wprowadzenia korekt do wniosku na wezwanie IP WUP;
zawarcia z Wojewódzkim Urzędem Pracy w Rzeszowie umowy o dofinansowanie projektu (podać tytuł projektu, nr naboru, nazwę i nr Działania) w imieniu …. (należy wpisać np. Gmina x – należy określić nazwę gminy/Szkoła Podstawowa nr …, w …);
Regulamin wyboru projektów nr FEPK.07.08-IP.01-002/25 Strona 20 składania (o ile dotyczy) w poszczególnych latach obowiązywania tej umowy wniosków o dofinansowanie projektu (podać tytuł projektu, nr naboru, nazwę i nr Działania);
składania wniosków o płatność;
dokonywania w formie aneksów na ustalonych przez siebie warunkach zmian umowy o dofinansowanie projektu (podać tytuł projektu, nr naboru, nazwę i nr Działania);
potwierdzenia kopii dokumentów związanych z realizacją projektu za zgodność z oryginałem;
składania wszelkich oświadczeń woli związanych z wykonywaniem umowy o dofinansowanie projektu i dokonywania innych czynności koniecznych do realizacji projektu.

Pełnomocnictwo/upoważnienie musi zostać sporządzone przed złożeniem wniosku (należy zwrócić uwagę na datę jego sporządzenia tj. przed datą złożenia wniosku o dofinansowanie projektu).

W przypadku upoważnienia innych osób do reprezentowania Wnioskodawcy w zakresie czynności związanych ze złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu wymagane jest przedłożenie stosownych potwierdzających ten fakt dokumentów.

Czy w naborze poza doposażeniem i adaptacją miejsca pracy należy przeprowadzić dodatkowe zadanie dot. np. audytu?

Poza adaptacją środowiska pracy i dostosowaniem miejsc pracy do potrzeb osób starszych, powinny znaleźć się również działania merytoryczne, mogą to być np.

działania dotyczące wdrażania elastycznych form zatrudnienia,
szkolenia z zarządzania czasem,
szkolenia pracowników na temat wypalenia zawodowego,
audyt pracodawcy pod kątem wdrożenia elastycznego systemu pracy oraz wsparcie we wdrażaniu wyników audytu.

Czy w ramach naboru możliwe jest sfinansowanie szkolenia pracowników na temat wypalenia zawodowego?

W ramach naboru możliwe jest sfinansowanie szkolenia pracowników na temat wypalenia zawodowego. Należy jednak pamiętać, że zgodnie z zapisami Regulaminu, szkolenia realizowane w projekcie muszą być bezpośrednio powiązane z formami wsparcia i dotyczyć adaptacji środowiska pracy do potrzeb pracodawców i ich pracowników czy wdrażania elastycznych form zatrudnienia. Jednocześnie w ramach naboru nie jest możliwe sfinansowanie szkoleń, których obowiązek przeprowadzenia wynika z przepisów prawa krajowego oraz szkoleń prowadzących do rozwoju umiejętności/kompetencji lub nabycia kwalifikacji.

W związku z powyższym wsparcie w postaci szkoleń powinno być powiązane i stanowić uzupełnienie dla innych form wsparcia dla pracodawcy i jego pracowników w ramach projektu, np. aktualizacji procesów kadrowych, opracowania procedur i mechanizmów, które ułatwią kadrze zarządzającej/działom HR wprowadzanie elastycznych form organizacji pracy, wdrożenia elastycznych form i czasu pracy, organizacji przestrzeni poprawiającej warunki pracy czy utworzenia zdalnych stanowisk pracy.

Ponadto, zgodnie z wskazanym w naborze specyficznymi kryterium dostępu nr 1 -nie jest możliwe wskazanie wnioskodawcy jednej uniwersalnej ścieżki postępowania, która pozwoli na płynne przejście od listy zidentyfikowanych luk kompetencyjnych do pakietu proponowanych działań. Każda organizacja jest inna, ma wypracowane rozmaite praktyki w zakresie podnoszenia kompetencji pracowników, ma też różny potencjał. Czasami skuteczną metodą będzie skorzystanie z zewnętrznych/ wewnętrznych szkoleń, a innym razem skuteczne mogą okazać się sesje coachingowe czy też odwrócony mentoring, gdy młodsi pracownicy sprawują nadzór nad procesem szkolenia stanowiskowego pracowników starszych.

Niemniej należy mieć na uwadze, że zaproponowane przez Wnioskodawcę działania w obszarze adaptacji środowiska pracy uwzględnią analizę dostosowania / braku dostosowania środowiska pracy do potrzeb różnych grup pracowników oraz zostaną opracowane na podstawie wyników tej analizy. Podjęte działania będą ściśle dostosowane do diagnozy potrzeb pracownika z uwzględnieniem warunków panujących u pracodawcy.

Jeżeli nie, jakie wydatki nie podlegają pod pomoc de minimis?

Wskazane pytanie jest zbyt ogólne, niemniej należy mieć na uwadze, iż to czy wydatki podlegają pod pomoc de minimis czy nie zależne jest od wielu czynników, które powinny wynikać z treści zapisów wniosku o dofinansowanie oraz analizy własnej Wnioskodawcy.

Co do zasady można przyjąć, iż w przypadku projektu zamkniętego, skierowanego do kilku przedsiębiorców wskazanych we wniosku o dofinansowanie, gdzie Wnioskodawca nie ubiega się o otrzymanie wsparcia, pomocą de minimis będą objęte wydatki dotyczące wsparcia dla konkretnych podmiotów, natomiast nie będą nią objęte koszty pośrednie.

Czy w ramach projektu można realizować działania związane z work-life balance?

Katalog oferowanych form wsparcia (poza formami wsparcia wprost wskazanymi w Rozdziale 5.2.1 pkt 9 Regulaminu Naboru) oraz wydatków nie jest zamknięty. Wnioskodawca samodzielnie określa zakres działań projektowych, który jest odpowiedzią na uprzednio przeprowadzoną diagnozę potrzeb konkretnego pracodawcy i jego pracowników. Należy jednakże mieć na uwadze, że każdy wydatek powinien być uzasadniony, wynikać z diagnozy potrzeb oraz iż będzie podlegał ocenie kwalifikowalności (w tym racjonalności i efektywności), zgodnie z kryteriami wyboru projektów. Jednocześnie informujemy, iż jednoznaczna ocena kwalifikowalności danej formy wsparcia/wydatku, możliwa będzie dopiero, po zapoznaniu się z całą treścią wniosku o dofinansowanie.

Czy w ramach rozwoju i adaptacji środowiska pracy i dostosowania miejsc pracy do potrzeb osób starszych można w ramach projektu stworzyć pokój socjalny połączony z pokojem relaksacji i wyposażyć je w np. ekspres do kawy, wyciskarkę do soków, fotel masujący, jonizator powietrza itp. Ponadto czy w ramach w/w konkursu można zakupić klimatyzator – polepszenie jakości pracy dla osób starszych w upalne dni.

Zgodnie z zapisami specyficznego kryterium nr 2 wsparcie ma się przyczyniać do zwiększenia produktywności pracowników, zatrzymania osób starszych na rynku pracy, nie określając szczegółowych form wsparcia możliwych do realizacji.

Działania takie mogą być nakierowane na konkretne grupy pracowników, np. starzejących się bądź uwzględniać politykę firmy/ pracodawcy i służyć wykorzystaniu w zarządzaniu procesem, na przykład starzenia się pracowników.

Nie jest możliwe wskazanie wnioskodawcy jednej uniwersalnej ścieżki postępowania, która pozwoli na płynne przejście od listy zidentyfikowanych luk kompetencyjnych do pakietu proponowanych działań. Każda organizacja jest inna, ma wypracowane rozmaite praktyki w zakresie podnoszenia kompetencji pracowników, ma też różny potencjał. Czasami skuteczną metodą będzie skorzystanie z zewnętrznych/ wewnętrznych szkoleń, a innym razem skuteczne mogą okazać się sesje coachingowe czy też odwrócony mentoring, gdy młodsi pracownicy sprawują nadzór nad procesem szkolenia stanowiskowego pracowników starszych

Należy mieć jednakże na uwadze, że każdy wydatek powinien być uzasadniony, wynikać z diagnozy potrzeb oraz że będzie on podlegał ocenie kwalifikowalności
(w tym racjonalności i efektywności), zgodnie z kryteriami wyboru projektów. Nie możemy na ten moment odpowiedzieć czy np. klimatyzacja, ekspres do kawy, czy fotel masujący będzie mógł zostać uznany za wydatek kwalifikowalny w danym projekcie, bowiem jednoznaczna ocena kwalifikowalności danej formy wsparcia/wydatku, jest możliwa dopiero po zapoznaniu się z całą treścią wniosku
o dofinansowanie.