Zgodnie z zapisami sekcji 3.2.3 Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027, komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym ogłoszenie zapytania ofertowego, składanie ofert, wymiana informacji między zamawiającym a wykonawcą oraz przekazywanie dokumentów i oświadczeń odbywa się pisemnie za pomocą BK2021, z zastrzeżeniem przypadków opisanych w przedmiotowym dokumencie.
Oznacza to, że działania takie jak składanie ofert oraz zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi do ogłoszeń publikowanych w związku z realizacją projektu w ramach FEP 2021-2027, w przeciwieństwie do perspektywy 2014-2020, powinny mieć miejsce bezpośrednio przez aplikację BK2021, poza wyjątkowymi sytuacjami określonymi w Wytycznych. W praktyce oznacza to, że składanie ofert powinno odbywać się przez moduł (zakładkę) Oferty, a zadawanie pytań oraz udzielanie odpowiedzi – przez moduł (zakładkę) Pytania.
Komunikacja poprzez Bazę Konkurencyjności ma miejsce od publikacji ogłoszenia do upłynięcia terminu składania ofert. Przekazywanie dokumentów i oświadczeń za pośrednictwem BK2021 dotyczy etapu składania ofert i ewentualnego wyjaśniania treści ogłoszenia, nie dotyczy zaś wyjaśniania treści ofert lub potwierdzania warunków udziału w postepowaniu. Po tym czasie, komunikacja przez BK2021 nie jest wymagana, można zatem kontaktować się z wykonawcami drogą mailową lub z wykorzystaniem innych danych do kontaktu dostępnych w ogłoszeniu.
Kluczowe znaczenie ma fakt, że niezastosowanie się do opisanych powyżej zasad w sytuacji, w której obowiązkowe (nie zastosowano wyłączeń, o których mowa w pkt 2 sekcji 3.2.3 Wytycznych) i możliwe (nie nastąpiło zawieszenie działalności Bazy, o którym mowa w pkt 3 sekcji 3.2.3 Wytycznych) było wykorzystanie BK2021, skutkować będzie nałożeniem korekty w wysokości odpowiadającej naruszeniu.
W przypadku wątpliwości o charakterze technicznym dotyczących funkcjonowania BK2021, istnieje możliwość skorzystania z instrukcji zawartych w zakładce Pomocy.